Este artículo desglosa una metodología clara y práctica para desarrollar un Cash Flow en Power BI, basada en la integración de datos y el uso de herramientas como Excel y ERP, para ofrecer información diaria precisa a gerentes financieros y tesoreros.
Aquí te comparto algunos tips y enseñanzas que he incorporado en este tiempo, trabajando tanto con grandes empresas como pymes.
Definir las cuentas que formarán parte del Cash Flow
Ingresos principales
- Cobranzas: Facturas pendientes extraídas de la cuenta corriente clientes en el ERP.
- Otros ingresos: Recuperos, aportes de propietarios o ventas de bienes de uso.
Egresos principales
- Cheques emitidos: Pagos comprometidos que no pueden retrasarse.
- Pagos de mercaderías y esenciales: Proveedores de servicios o bienes críticos para la operación.
- Gastos generales y otros egresos: Costos menos prioritarios, pero relevantes.
Identificar el origen de los datos
- ERP:
- Cuentas corrientes de clientes y proveedores.
- Módulo de tesorería para cheques y documentos por pagar.
- Proyecciones externas: Ventas proyectadas desde un Excel o estimaciones comerciales.
Construir un modelo semántico en Power BI
¿Qué es un modelo semántico de datos?
El modelo semántico de datos organiza y conecta los diferentes conjuntos de datos en Power BI, proporcionando un lenguaje común para interpretar y analizar la información.
Ventajas del modelo semántico en el Cash Flow
- Centralización de información: Consolida datos de ERP, Excel y otras fuentes externas.
- Definición de relaciones claras: Establece conexiones entre clientes, proveedores y transacciones.
- Creación de cálculos personalizados: Permite obtener métricas clave como cobranzas netas o proyecciones de ventas.
Ejemplo práctico del modelo semántico de Power BI
Un modelo semántico para Cash Flow puede incluir:
- Tablas de cobranzas que extraen datos de la cuenta corriente clientes.
- Tablas de egresos prioritarios, segmentadas por tipo de proveedor.
- Medidas DAX para cálculos avanzados, como subtotales y acumulados.
Implementar fórmulas y cálculos
Una vez tengamos ya identificado lo anterior, y nos queden aún cuentas por enlazar, es muy probable que recurramos al uso de fórmulas. Por ejemplo, algunas de las que más encontramos en nuestro trabajo diario son:
- Cobranzas netas:
- Saldo pendiente en la cuenta corriente clientes.
- Ventas proyectadas ajustadas por factores de conversión.
- Cheques emitidos:
- Documentos pendientes del módulo de tesorería del ERP.
Es bueno tener en cuenta que las fórmulas se centralizan en Power BI, permitiendo una actualización automática a medida que se integran nuevos datos.
Visualización en Power BI
Con todo ello definido, solo nos queda preparar el Dashboard en Power BI. Para ello te dejo algunos consejos de lo que solemos utilizar:
- Gráficos de barras apiladas: Para ingresos y egresos por categorías.
- Indicadores clave (KPIs): Cash Flow neto, acumulado y subtotales.
- Filtros de segmentación: Clasificación de gastos esenciales y no esenciales.
Además, debes ser consiente que un dashboard intuitivo facilita la toma de decisiones rápidas y fundamentadas, reduciendo la complejidad de análisis.
Beneficios de la automatización en el Cash Flow
Ante todo esto entonces, podemos decir que la Automatización de reportes de Power BI Finanzas para mejorar el rendimiento de un Cash Flow, tiene los siguientes beneficios:
- Decisiones rápidas: Información actualizada diariamente.
- Eficiencia operativa: Integración fluida de ERP, Excel y Power BI.
- Flexibilidad: Metodología adaptable a las necesidades de cualquier empresa.
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